Manuale del Segretario

Questa pagina vuol esser una guida di supporto al segretario di nuova nomina.

Quadro normativo riguardante le APS

Il codice civile, cos'è un associazione e quali sono le responsabilità

È considerato Ente non profit l’ente appartenente al settore c.d. terziario che persegue obiettivi di carattere solidaristico, ideale, culturale e sportivo senza scopo di lucro, con il divieto di distribuzione degli utili ai soci e che non svolge attività commerciali in misura prevalente alla propria attività istituzionale. Normalmente tali Enti si costituiscono nella fattispecie di Associazioni che possono essere a loro volta suddivise in:

1. Associazioni non riconosciute;
2. Associazioni riconosciute

Sono dette non riconosciute le Associazioni, disciplinate dagli articoli dal 36 al 42 del C.c., costituite come organizzazioni di persone che hanno come scopo il perseguimento di un fine di interesse comune e che sono dotate di personalità giuridica limitata. Trattasi quindi di un ente giuridico autonomo con parziale capacità giuridica.

Così come dettato dall’art.36 del C.c., tali Associazioni si costituiscono mediante la scrittura di un contratto di associazione, denominato atto costitutivo, e di uno statuto. Al fine dell’ufficializzazione del sodalizio, atto costitutivo e statuto devono essere bollati e registrati all’Agenzia delle Entrate mediante la presentazione in duplice copia degli stessi, previo versamento dell’imposta di registro pari a Euro 200,00 mediante modello F23. Se l’Associazione non è riconosciuta, l’atto costituivo può essere redatto in forma scritta o verbale. È necessaria la forma scritta se si apportano beni immobili a titolo di proprietà per un periodo superiore a nove anni; è richiesta altresì la forma di atto pubblico/scrittura privata autenticata in caso di adozione di regimi speciali o di costituzione in qualità di Onlus.

Caratteristiche:

• 
forma costitutiva libera
• 
responsabilità personale di coloro i quali indipendentemente dalla
 carica
 ricoperta
 esternino
 la
 volontà
 dell’associazione agendo in nome e per conto di essa
• 
non 
necessità di libri sociali obbligatori
• 
legittimazione processuale in capo al Presidente
• 
il socio recedente non ha diritto alla restituzione della quota

Sono dette riconosciute le Associazioni che hanno richiesto e ottenuto il riconoscimento giuridico e hanno quindi personalità giuridica ai sensi dell'art. 12 del c.c.; esse sono disciplinate dagli articoli dal 14 al 35 del C.c. Con il riconoscimento giuridico gli Enti acquisiscono autonomia patrimoniale perfetta; di conseguenza la responsabilità degli amministratori è limitata al patrimonio dell’associazione. L’istanza di riconoscimento deve essere presentata alla Provincia autonoma o alla Regione (nel caso operino in ambito provinciale o regionale) ovvero alla Prefettura (nel caso operino in campo statale o interregionale), in carta da bollo e sottoscritta dal legale rappresentante.

Caratteristiche:

• Personalità
 giuridica
 ‐
 delle
 obbligazioni
 risponde
 solo
 il
 patrimonio sociale
• costituzione solo 
per 
atto 
pubblico
• discrezionalità amministrativa per ottenere il 
riconoscimento
• deposito
 degli
 atti
 (costitutivo,
 statuto,
 cariche
 sociali,
 e
 loro
 eventuali modifiche
) 
presso la 
Prefettura – Presidente Provinciale
• responsabilità degli
 amministratori per i danni
 subiti 
dall’associazione


 a causa 
dell’attività 
colposamente 
o dolosamente posta in
 essere 
dagli 
stessi nell’esercizio 
delle
 loro 
funzioni

Responsabilità nelle associazioni non riconosciute

Responsabilità dell’Amministratore

L’amministratore che stipula un contratto in
 nome e per conto dell’associazione si
 assume
 personalmente
 la
 responsabilità
 dell’adempimento
 dell’obbligazione. Tale tipo di responsabilità permane anche dopo che il
 soggetto che ha agito avrà cessato
 di
 essere
 amministratore
 in
 relazione
 all’attività
 negoziale
 posta
 in essere nel periodo in cui era in carica.

Estensione della responsabilità

La responsabilità va addebitata all’intero Consiglio Direttivo, a meno che non ci sia
 stato
 il
 conferimento
 di
 specifiche
 deleghe
 e
 competenze
 ad
 un
 singolo Consigliere
 o
 il
 Consigliere
 sia
 stato
 contrario
 alla
 delibera
 con
 la
 quale
 si
 è assunta l’obbligazione.

La normativa fiscale

Aspetti tributari

Non sono assoggettati ad IVA ed imposte (attività istituzionale):

1. le operazioni svolte nei confronti di soci e associati da parte di associazioni politiche, sindacali, di categoria, religiose, assistenziali, culturali, sportive dilettantistiche, di promozione sociale e di formazione extrascolastica della persona; l’agevolazione è riconosciuta se lo Statuto dell’associazione è redatto in modo specifico e sotto forma di atto pubblico/scrittura privata autenticata;
2. l’incasso delle quote associative;
3. le raccolte fondi effettuate in occasione di celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazione.

Sono sempre assoggettati ad IVA ed imposte (attività commerciale):

1. le cessioni di prodotti destinati alla vendita, escluse le pubblicazioni di associazioni politiche, sindacali, di categoria, religiose, assistenziali, culturali, di promozione sociale di formazione extrascolastica della persona e associazioni sportive dilettantistiche, per le quali l’esclusione vale anche per le pubblicazioni commercializzate;
2. l'erogazione di acqua, gas, energia elettrica, vapore, fognatura e depurazione;
3. la gestione di fiere ed esposizioni commerciali;
4. la gestione di spacci aziendali, mense e somministrazione di pasti;
5. la gestione di bar all’interno delle associazioni e circoli ricreativi;
6. il trasporto di persone, merci e deposito;
7. l'organizzazione di viaggi/soggiorni turistici e prestazioni alberghiere o di alloggio;
8. i servizi portuali e aeroportuali;
9. la pubblicità commerciale;
10. le telecomunicazioni e radiodiffusioni.

Obbligo di effettuare le ritenute: qualora l'associazione dovesse pagare compensi per prestazione di lavoro autonomo, anche occasionale, è tenuta ad effettuare una ritenuta del 20% sui compensi, da versare a mezzo di F24 entro il 16 del mese successivo, effettuare la certificazione unica telematica ed il modello 770.

Esenzioni speciali

Non concorrono al reddito le occasionali raccolte pubbliche di fondi e contributi (articolo 143, comma 3, lett. a, Tuir) i fondi pervenuti all'Enc a seguito di raccolte pubbliche effettuate occasionalmente, anche mediante offerta di beni di modico valore o di servizi ai sovventori, in concomitanza di celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazione. Tali attività sono escluse dall'Iva ed esenti da ogni altro tributo. A tutela della fede pubblica, è prevista una rigorosa rendicontazione dell'attività di raccolta di fondi (articolo 8, Dlgs 460/1997).

• deve
 essere
 pubblica,
 con
 ciò
 intendendosi
 che
 si
 deve
 rivolgere
 a
 una
 massa indistinta di soggetti;
• 
deve essere occasionale;
• 
può avvenire anche mediante l’offerta ai sovventori di
 beni, purché
 di modico valore, o servizi;
• deve
 avvenire
 in
 concomitanza
 di
 celebrazioni,
 ricorrenze
 o
 campagne
 di sensibilizzazione;

In particolare:

1. massimo n. 2 eventi per periodo di imposta;
2. ricavi non superiori ad euro 51.645,69;
3. obbligo di rendiconto.

Non concorrono al redditi i contributi per lo svolgimento convenzionato di attività (articolo 143, comma 3, lettera b, Tuir) aventi finalità sociale, svolte in conformità ai fini istituzionali dell'ente. La fattispecie normativa include sia i contributi a fondo perduto, sia quelli che hanno natura di corrispettivi.

Norme specifiche per le Associazioni di Promozione Sociale

La norma che regola le c.d. APS è la Legge n. 383/200.

Sono
 considerate
 associazioni
 di
 promozione
 sociale
 le
 associazioni costituite
 al
 fine
 di
 svolgere
 attività
 di
 utilità
 sociale
 a
 favore
 di associati o di terzi, senza finalità di lucro. Caratteristiche principali sono:

• la struttura
 aperta:
 non
 sono
 ammissibili
 limitazioni
 in
 relazione all’ammissione degli associati;
• vincoli al trasferimento della quota: non
 sono
 ammissibili
 disposizioni
 che
 prevedano
 il
 diritto
 di trasferimento, a qualsiasi titolo, della quota associativa.

Lo statuto delle APS deve essere conforme alle disposizioni della su indicata legge

Agevolazioni specifiche:

• la responsabilità sussidiaria: l'art. 6 L. 383/2000 prevede la preventiva escussione del patrimonio dell’Associazione
• non commercialità della somministrazione di alimenti e bevande agli associati (e ulteriori vincoli) comma 5, art. 148 del Tuir
• non commercialità dell'organizzazione di viaggi (con specifici vincoli);
• non commercialità delle cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti dei familiari conviventi degli associati;
• lavoro: L. 
383/2000, art. 
18 (prestazioni degli associati) 1.
 Le
 associazioni
 di
 promozione
 sociale
 si
 avvalgono prevalentemente
 delle
 attività
 prestate
 in
 forma volontaria,
 libera
 e
 gratuita
 dai
 propri
 associati
 per
 il perseguimento 
dei 
fini 
istituzionali; 2.
 Le
 associazioni
 possono,
 inoltre,
 in
 caso
 di particolare 
necessità, 
assumere 
lavoratori 
dipendenti o avvalersi
 di
 prestazioni
 di
 lavoro
 autonomo
 anche ricorrendo 
ai 
propri 
associati.

Cose da fare dopo la nomina

Le funzioni del segretario

Il Segretario è anche il Tesoriere dell'associazione.

Il Tesoriere cura l'amministrazione del patrimonio dell'Associazione, provvede ad effettuare incassi e pagamenti correnti e quant'altro il Consiglio Direttivo ritenga volergli delegare. Quindi lo fa se autorizzato dal Consiglio Direttivo.

Il Segretario cura la tenuta dei libri sociali, il loro aggiornamento e quant'altro il Consiglio Direttivo ritenga volergli delegare.

Le funzioni del consiglio direttivo

Le funzioni del Consiglio Direttivo sono determinate in modo residuale: il Consiglio direttivo:

• compie tutti gli atti di ordinaria e straordinaria amministrazione non espressamente demandati all’Assemblea;
• redige e presenta all’assemblea
  • il rapporto annuale sull’attività dell’associazione,
  • il rendiconto consuntivo e preventivo,
• delibera sulle domande di ammissione dei soci che non richiedano delibera assembleare

Sono compiti dell'Assemblea ordinaria:

• approvare il rendiconto consuntivo e preventivo;
• determinare le linee generali programmatiche dell’attività dell’associazione, eventualmente su proposta del Consiglio Direttivo;
• determinare l’importo della quota sociale annuale, ed eventualmente stabilire un minimo per la quota relativa ai soci sostenitori;
• determinare i tempi da rispettare per il versamento delle quote sociali;
• eleggere il Presidente e il Consiglio Direttivo, dopo averne determinato il numero di componenti, come stabilito all'art. 11 del presente statuto;
• se necessario, deliberare in merito alla qualifica di socio onorario o socio sostenitore per particolari attività svolte a favore dell'Associazione;
• approvare eventuali regolamenti interni, anche su proposta del Consiglio Direttivo;
• se del caso, deliberare in via definitiva sulla esclusione dei soci;
• se del caso, deliberare in via definitiva su controversie riguardanti i soci e la vita sociale che siano portate all'attenzione dell'Assemblea stessa;
• deliberare su quant’altro demandatole per legge o per statuto, o sottoposto al suo esame dal Consiglio Direttivo.

Check-list dei controlli

1. leggere lo statuto
2. verificare che il saldo di cassa risultante dalla nota cassa consegnata dal precedente segretario corrisponda alla cassa contanti consegnata
3. verificare che il saldo di banca risultante da estratto conto corrisponda al saldo di banca nella nota di cassa

Adempimenti

Adempimenti fiscali

Attualmente l'associazione non svolge attività commerciale: pertanto non vengono riportati tutti gli obblighi previsti dalla normativa fiscale.

L'eventuale inizio dello svolgimento dell'attività commerciale va comunicato all'Agenzia delle Entrate mediante modello AA7 entro 30 giorni, andrà poi aggiornato anche il modello EAS (vedi sotto) e fatta l'iscrizione al REA (Repertorio Economico Amministrativo) presso la Camera di Commercio.

1. comunicazioni variazioni dati fiscali all'Agenzia delle Entrate mediante modello AA5. Termine: entro 30 giorni dalla data di variazione. Esempi: nomina nuovo Presidente (il legale rappresentante), variazione sede, ...
2. aggiornamento modello EAS: termini se vi sono variazioni entro il 31 marzo dell'anno successivo;
3. richiesta di iscrizione agli elenchi del 5xmille

Adempimenti contabili

Attività di natura contabile da svolgere:

1. aggiornamento della nota cassa;
2. preparazione del bilancio;
   1. pubblicazione sul sito: 20 giorni prima dell'assemblea;
   2. convocazione dell'assemblea; vien fatta dal Presidente o dal Vicepresidente: 10 giorni prima dell'assemblea;
   3. la riunione dell'assemblea: entro il 30 aprile;
      1. approvazione del bilancio consuntivo e del bilancio preventivo;
      2. nomina del Consiglio Direttivo e nomina del Presidente;
      3. approvazione della quota associativa;
      4. discussione ed approvazione delle attività programmatiche;
   4. riunione del nuovo Consiglio Direttivo:
      1. nomina del Vicepresidente;
      2. nomina del Segretario con incarico di tesoriere;
      3. verifica ed approvazione delle domande di ammissione a socio;
      4. varie ed eventuali;

Vedi gli adempimenti fiscali: comunicazione telematica/cartacea all'Agenzia delle Entrate tramite modello AA5/6 del legale rappresentante: entro 30 gg dall'assemblea. Comunicazione alla banca ed altri interessati dei dati e documenti del legale rappresentante.

E' necessario fare particolare attenzione nei casi in cui l'APS riceva delle erogazioni liberali (delle donazioni) che siano deducibili/detraibili ovvero somme dal 5xmille. In tal caso è previsto uno specifico obbligo di rendiconto di come sono state impiegate le somme. A tale scopo è utile la lettura di questa guida. Qui invece è disponibile un comodo file per il calcolo del beneficio fiscale.

Adempimenti diversi

1. curare la tenuta dei libri sociali: redigere e conservare i verbali dell'assemblea, del consiglio direttivo ed il libro dei soci, dove riportare periodicamente l'elenco aggiornato dei soci iscritti
2. aggiornamento triennale della domanda di iscrizione all'elenco regionale: prossima scadenza ...

Link

• Treviso Volontariato