Manuale del Segretario

Manuale per il bravo segretario

Questa pagina vuol esser una guida di supporto al segretario di nuova nomina.

Cose da fare dopo la nomina

Le funzioni del segretario

Il Segretario è anche il Tesoriere dell'associazione.

Il Tesoriere cura l'amministrazione del patrimonio dell'Associazione, provvede ad effettuare incassi e pagamenti correnti e quant'altro il Consiglio Direttivo ritenga volergli delegare. Quindi lo fa se autorizzato dal Consiglio Direttivo.

Il Segretario cura la tenuta dei libri sociali, il loro aggiornamento e quant'altro il Consiglio Direttivo ritenga volergli delegare.

Le funzioni del consiglio direttivo

Le funzioni del Consiglio Direttivo sono determinate in modo residuale: il Consiglio direttivo:

• compie tutti gli atti di ordinaria e straordinaria amministrazione non espressamente demandati all’Assemblea;
• redige e presenta all’assemblea
  • il rapporto annuale sull’attività dell’associazione,
  • il rendiconto consuntivo e preventivo,
• delibera sulle domande di ammissione dei soci che non richiedano delibera assembleare

Sono compiti dell'Assemblea ordinaria:

• approvare il rendiconto consuntivo e preventivo;
• determinare le linee generali programmatiche dell’attività dell’associazione, eventualmente su proposta del Consiglio Direttivo;
• determinare l’importo della quota sociale annuale, ed eventualmente stabilire un minimo per la quota relativa ai soci sostenitori;
• determinare i tempi da rispettare per il versamento delle quote sociali;
• eleggere il Presidente e il Consiglio Direttivo, dopo averne determinato il numero di componenti, come stabilito all'art. 11 del presente statuto;
• se necessario, deliberare in merito alla qualifica di socio onorario o socio sostenitore per particolari attività svolte a favore dell'Associazione;
• approvare eventuali regolamenti interni, anche su proposta del Consiglio Direttivo;
• se del caso, deliberare in via definitiva sulla esclusione dei soci;
• se del caso, deliberare in via definitiva su controversie riguardanti i soci e la vita sociale che siano portate all'attenzione dell'Assemblea stessa;
• deliberare su quant’altro demandatole per legge o per statuto, o sottoposto al suo esame dal Consiglio Direttivo.

Check-list dei controlli

1. leggere lo statuto
2. verificare che il saldo di cassa risultante dalla nota cassa consegnata dal precedente segretario corrisponda alla cassa contanti consegnata
3. verificare che il saldo di banca risultante da estratto conto corrisponda al saldo di banca nella nota di cassa

Adempimenti

Adempimenti fiscali

Attualmente l'associazione non svolge attività commerciale: pertanto non vengono riportati tutti gli obblighi previsti dalla normativa fiscale.

L'eventuale inizio dello svolgimento dell'attività commerciale va comunicato all'Agenzia delle Entrate mediante modello AA6 entro 30 giorni: andrà poi sicuramente aggiornato anche il modello EAS (vedi sotto).

1. comunicazioni variazioni dati fiscali all'Agenzia delle Entrate mediante modello AA5. Termine: entro 30 giorni dalla data di variazione. Esempi: nomina nuovo Presidente (il legale rappresentante), variazione sede, ...
2. aggiornamento modello EAS: termini se vi sono variazioni entro il 31 marzo dell'anno successivo;
3. richiesta di iscrizione agli elenchi del 5xmille

Adempimenti contabili

1. aggiornamento della nota cassa;
2. preparazione del bilancio;
   1. pubblicazione sul sito: 20 giorni prima dell'assemblea;
   2. convocazione dell'assemblea; vien fatta dal Presidente o dal Vicepresidente: 10 giorni prima dell'assemblea;
   3. la riunione dell'assemblea: entro il 30 aprile;
      1. approvazione del bilancio consuntivo e del bilancio preventivo;
      2. nomina del Consiglio Direttivo e nomina del Presidente;
      3. approvazione della quota associativa;
      4. discussione ed approvazione delle attività programmatiche;
   4. riunione del nuovo Consiglio Direttivo:
      1. nomina del Vicepresidente;
      2. nomina del Segretario con incarico di tesoriere;
      3. verifica ed approvazione delle domande di ammissione a socio;
      4. varie ed eventuali;

Vedi gli adempimenti fiscali: comunicazione telematica/cartacea all'Agenzia delle Entrate tramite modello AA5/6 del legale rappresentante: entro 30 gg dall'assemblea. Comunicazione alla banca ed altri interessati dei dati e documenti del legale rappresentante.

Adempimenti diversi

1. aggiornamento triennale della domanda di iscrizione all'elenco regionale: prossima scadenza ...